Pourquoi les courriels que j'envoie se retrouvent dans le dossier de courriers indésirables/pourriels ou SPAM de mes destinataires ?

La problématique

Lorsque vous envoyez des courriels, il arrive à l'occasion que vos messages se retrouvent dans le dossier de courrier indésirable ou (SPAM) de vos destinataires.  Voici un article important à lire avant de contacter notre soutien technique.

Le contexte

Depuis quelques années, la proportion de courriels indésirables a augmentée de façon fulgurante.  Voici une représentation des messages reçus par notre serveur de filtrage de courrier électronique pour un échantillon 4 semaines:

Comme vous pouvez le constater, plus du trois quart des courriels reçus sont filtrés par notre serveur.  Le scénario se répète également chez tous les fournisseurs de service courriel.

Il existe donc une guerre constante entre les spammers (Envoyeurs de pourriels) et les filtres anti-spam afin d'atteindre les boîtes de courriel des utilisateurs.  Pour contrer les méthodes, toujours de plus en plus sophistiquées des spammers, les serveurs de filtrage deviennent de plus en plus complexes et de plus en plus sévères.  Et bien-sûr, les méthodes de filtrage ne sont pas toutes divulguées pour éviter de donner l'information aux spammers pour savoir comment les contourner.  Cela a donc pour conséquence que les envoyeurs de courriers légitimes comme nous, ne pouvons connaître ces règles pour optimiser la réception.

Chez ID-3, nous prenons ce sujet au sérieux; c'est pourquoi nous avons mis en place plusieurs mesures afin de nous assurer que le courriel provenant d'ID-3 a tout ce qu'il faut pour favoriser sa réception :

  • Serveur de filtrage performant Barracuda en sortie et en entrée
  • Surveillance constante de la réputation de nos adresses IP
  • Implantation des technologies SPF, DKIM et DMARC
  • Enregistrement comme fournisseur auprès des plus grands fournisseurs (Google, Microsoft)
  • Optimisation de la configuration du réseau et surveillance 24/7 des services
  • Surveillance des sites hébergés par ID-3 pour la présence de logiciels malveillants

Malheureusement, malgré toutes ces mesures, il est toujours possible que ce problème survienne pour plusieurs raisons :

  • Votre nom de domaine n'a pas été optimisé (SPF, DKIM et DMARC)
  • Vous passez par un serveur d'envoi (SMTP) autre que celui d'ID-3 (exemple relais.videotron.ca) 
  • Votre nom de domaine date de plusieurs années et a déjà été utilisé par des spammers pour envoyer du courrier indésirable
  • Votre ancien fournisseur n'avait pas aussi bonne réputation ce qui a pu affecter votre nom de domaine
  • Votre site Web a déjà été infecté par un logiciel malveillant ou un formulaire Web a déjà été exploité pour envoyer du courriel à partir de votre nom de domaine
  • Vous communiquez avec des clients ayant des adresses @gmail.com ou @hotmail.com ou @live.ca et ces fournisseurs sont très sévères au niveau de leur filtrage

Il est donc primordial de comprendre que le courriel est devenu avec les années, une technologie difficile à considérer pour s'assurer à 100% qu'un courriel est reçu par son destinataire.  Il est donc important d'informer tous vos clients qu'il est possible que vos messages se retrouvent dans leur boîte de courrier indésirable et d'insister qu'ils doivent vous ajouter à leur liste de contact ou leur liste blanche ("whitelist") pour assurer une bonne communication pour vos prochains messages.

 

Le diagnostic

1 - Est-ce que la majorité de vos destinataires éprouvant ce problème ont une adresse @gmail.com ou @hotmail.com ?

Si vous répondez OUI à cette question, lisez bien ceci:

  • Est-ce vous qui avez initié la conversation courriel (même si le message du visiteur provenait d'un formulaire web) ?
  • Est-ce que votre domaine est relativement nouveau (moins de 3 mois) ?
  • Avez-vous déjà fait des campagnes de publicité courriel avec votre domaine sans utiliser un logiciel prévu à cet effet comme Kamelo ou Mailchimp ?
  • Est-ce possible qu'il n'y ait pas d'enregistrement SPF à votre domaine ?

Le système de filtrage de ces fournisseurs est tellement sévère à cause de la quantité phénoménale de courriels indésirables qu'ils reçoivent qu'il est presque assuré que si vous communiquez pour la première fois avec un usager ou si votre domaine est relativement nouveau, votre message sera classifié comme pourriel.   Contactez votre destinataire et demandez-lui de cliquez le lien pour signaler que votre courriel n'est pas un SPAM.  Le plus grand nombre de gens signaleront vos courriels comme NON SPAM, le plus de chance vous aurez de ne plus être classifié comme SPAM par Google car il apprend des signalements !  En effet contraire: si vous faites de la publicité et envoyez des messages non désirés à des usagers et qu'ils vous signalent comme SPAM; ceci affectera grandement votre réputation auprès de Google.

2 - Effectuez une analyse automatisée

  1. Pour un rapport de diagnostic rapide, visitez le site www.mail-tester.com et envoyez un courriel à l'adresse indiqué dans la case.

  2. Cliquez ensuite le bouton et prenez connaissance du rapport.

  3. Si vous obtenez une note de 9/10 ou plus, tout est normal et vous devrez apprendre à vivre avec la nouvelle réalité des courriels.

  4. Si vous obtenez une note inférieure à 9/10, analysez le rapport et si on mentionne que vous n'avez pas d'enregistrement SPF, et que bien-sûr votre DNS est hébergé par ID-3, envoyez le lien du rapport à notre soutien technique en écrivant à support@id-3.net et nous optimiserons votre domaine pour y inclure les enregistrements SPF, DKIM et DMARC nécessaires pour optimiser votre domaine.

3 - Adoptez de bonnes pratiques

  • Ne sollicitez jamais vos clients potentiels directement par courriel.  Pour communiquer avec ceux qui ont consenti à recevoir vos communications, utilisez un logiciel comme Kamelo conforme avec la loi fédérale C-28 et respectant les normes établies par les fournisseurs de service courriel.

  • Assurez-vous que le développeur de votre site Web maintienne votre site à jour et le surveille régulièrement afin de s'assurer qu'aucun logiciel malveillant n'ait atteint votre site.  ID-3 le fait automatiquement pour tous ses clients.
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